ビジネス文書の存在意義

弁護士として仕事をしていると、法律の世界のみならず、ビジネスのあらゆる場面において書面が重要なんだなと感じます。

そこで、今回はビジネス文書のメリットについて簡単にまとめてみました。

(「ビジネス文書」って言葉の方が、「ビジネス書面」という言葉よりも耳にするような気がするので、「ビジネス文書」という言葉で統一しようと思います。気のせいかもですが。)

ちなみに、この記事でいう文書とは、文章が形で残されているものを指していると思っていただければと思います。メール等の紙媒体でないものも含めて文書だということですね。

文書にすることのメリット

1　記録化・証拠化

文書にすれば、いわゆるディスコミュニケーションや言った言わないの不毛なやりとりを減らすことができます。

私も口頭での報告で「話が流れてしまうのが困るなあ」と思うときは、メールで報告を行うようにしています。

2　明確化

文書は、口頭で伝えるよりも漏れなく正確に必要な情報を伝えやすいと思います。特に情報量が多い場合は、文書のレイアウトを工夫することで伝達率がアップするように思います。受け手としてもいつでも確認できるので便利。

3　効率化

これは上記の2つと重なるところも大きいかもしれませんね。

形としてしっかり存在することで不要なキャッチボールを無くし、物事を円滑に進めることができるようになります。

口頭とは異なり、相手のタイミングや状況に左右されずに必要なことを伝えられるのは大きいなと感じます。

4　責任の確認

文書の形式や内容から、様々な責任の所在がはっきりとするようになります。これによって、責任の所在が曖昧な領域が狭まり、各々の全うすべき職務が把握しやすくなるでしょう。

私の場合、自分のやるべきことかわからない場合は、明確に依頼するような形で投げてみたり、判断を仰ぐような形で、この特性を利用しています。逆に、文書の体裁を工夫するなどすれば、自分が責任を負うものでなくても、しれっと食い込んでいくこともできる部分が多いなと思います。

という感じで、割と文書のメリットは多い気がします。これを意識できるとビジネスにおける事務的な負担感が減るのではないでしょうか。

ちなみに、具体例は、私の所属する弁護士事務所内でのやりとりをイメージして書きましたが、対外的にも同じようなことがいえるのかなと。

ビジネス文書については、今後も、色々考えたり、勉強していきたいなと思います。